Privacyverklaring

Inleiding

Bij het verlenen van onze diensten verwerken wij uw persoonsgegevens. Om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan hebben wij deze privacyverklaring opgesteld. PAIR respecteert en beschermt de privacy en persoonsgegevens van haar cursisten, medewerkers en andere betrokkenen. Deze Privacyverklaring geeft een praktische uitwerking aan de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 21 mei 2019.

De gegevensbeheerder is PAIR, gevestigd op Kanaalweg 15 G-L te Utrecht. info@pair-taal.nl en 06-87964862. De directie van PAIR is de verantwoordelijke voor de verwerkingen die door of namens PAIR worden uitgevoerd.  

Artikel 1. Begripsbepaling

De organisatie: PAIR, gevestigd te Utrecht.

Persoonsgegevens:  Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Verwerking van persoonsgegevens:  Elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, evenals het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens. Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Verantwoordelijke:  Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerker:  De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Betrokkene:  De natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. Dit kan zowel een cursist of ex-cursist zijn, als een medewerker van de organisatie of een contactpersoon van de opdrachtgever.

AP: Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit voor de naleving van de geldende privacywetgeving.

AVG:  Algemene Verordening Gegevensbescherming, voluit: Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.

DUO: Dienst Uitvoering Onderwijs

Artikel 2. Toepassingsgebied

  • Dit reglement is van toepassing op de handmatige en geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens binnen PAIR.
  • Dit reglement is van toepassing op particuliere cursisten en op cursisten die in contractopdracht worden verwezen naar PAIR.
  • Dit reglement is tevens van toepassing op alle door derden verwezen cursisten, ook al is de verwijzer in het bezit van een privacyreglement.
  • Dit reglement is tevens van toepassing op de persoonsgegevens van medewerkers en oud-medewerkers, evenals mogelijke contactpersonen bij de opdrachtgever.

Artikel 3. Welke persoonsgegevens

PAIR verzamelt gegevens die: de betrokkene verstrekt aan PAIR, bijvoorbeeld tijdens de aanmelding van een cursus; die worden opgeslagen gedurende de cursus, bijvoorbeeld aanwezigheid tijdens de lessen; die een instantie of gemeente, over de betrokkene aan ons verstrekt.

PAIR verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

  • NAW-gegevens
  • Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers
  • Geboortedatum en –land
  • Nationaliteit
  • Geslacht
  • BSN (alleen als hiervoor een verplichting is om aan de overheid te rapporteren)
  • gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van facturen; vb. gegevens rondom de inburgeringsplicht van de betrokkene, gegevens die nodig zijn voor de opdrachtgever
  • gegevens betreffende de aard en het verloop van de dienstverlening, alsmede de behaalde resultaten : vb Aanwezigheid in de lessen, Taalniveau en toetsresultaten
  • gegevens die van belang zijn voor het bieden van passende
    dienstverlening aan betrokkene bijv. Opleidingsniveau, leerprofiel en werkervaring
  • gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van betrokkene; bijv. Voortgangsgespreksverslagen
  • andere gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een van toepassing zijnde wet.
  • Extra gegevens t.a.v. medewerkers: kopie identiteitsbewijs; gegevens betreffende het dienstverband en arbeidsverleden; CV; kopie diploma’s of certificeringen; functionele mogelijkheden en belastbaarheid; ziekmeldingen;  gespreksverslagen; gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en uitkeren van salaris; gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van betrokkene; vb Voortgangsgespreksverslagen; andere gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een van toepassing zijnde wet.

Artikel 4. Doel

Het verwerken van persoonsgegevens heeft diverse doeleinden, zoals:
Het onderhouden van contact;
Een goede en efficiënte dienstverlening;
Beheer van het cliëntenbestand (registratie);
Het bieden van begeleiding op maat;
Het volgen van de voortgang van de cursist;
Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers, DUO en keurmerkinstantie Blik Op Werk;
Het aanleveren van cursistgegevens in het kader van het tevredenheidsonderzoek en audit inzake certificering Keurmerk Inburgeren
Het aanleveren van resultaatgegevens aan derden, zijnde opdrachtgevers, omschreven in de Wet Inburgeren
Registratie en de behandeling van klachten.

Artikel 5. Grondslagen

PAIR verwerkt bepaalde persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst met de betrokkene, dan wel te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. Tevens verwerkt PAIR persoonsgegevens, omdat er sprake is van een gerechtvaardigde belang, zoals:

  • Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van haar dienstverlening;
  • De bescherming van de financiële belangen;
  • De verbetering van de dienstverlening;
  • Beveiliging en het beheer van de systemen.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal dat afzonderlijk worden gevraagd.

Wijze van verwerking

Artikel 6. Verstrekking aan derden

In het kader van haar dienstverlening kan PAIR persoonsgegevens uitwisselen met derden om gebruik te maken van diensten van derden, zoals de IT-leveranciers van onze systemen of website, ingeschakelde ZZP’ers, onderzoeksbureaus ten behoeve van het keurmerk of behandelaars van geschillen. Deze derden mogen uw persoonsgegevens slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Persoonsgegevens kunnen verstrekt worden aan derden wanneer PAIR aan een wettelijke verplichting moet voldoen. In het kader van de Wet Inburgering kunnen dat gegevens zijn zoals examengegevens, trajectgegevens, factuurgegevens. Ter verantwoording aan de gemeente/opdrachtgever kunnen presentielijsten of informatie betreffende de voortgang van de cursus gedeeld worden.

PAIR zal uw gegevens niet verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Artikel 7. Doorgifte van uw gegevens buiten de EER

Uw persoonsgegevens kunnen buiten de EER worden verwerkt. De EER is de Europese Economische Ruimte, bestaande uit de landen van de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland. Daarnaast kunnen uw gegevens door derden buiten de EU worden opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook in het contact met u. Deze partijen zijn “EU-VS Privacy Shield” gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.

Artikel 8. Hoelang wij uw persoonsgegevens bewaren

PAIR zal uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die zij in deze privacyverklaring heeft genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken.
Bepaalde gegevens moeten wel langer bewaard worden, omdat PAIR zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals volgens de Wet Inburgering of de Belastingdienst.

Artikel 9. Beveiliging

PAIR neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

PAIR zorgt voor dossierbeveiliging door dossiers te bergen in afgesloten kasten. Toegang tot het geautomatiseerde systeem is alleen mogelijk door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord. Slechts een zeer beperkt aantal medewerkers heeft toegang tot de persoonsgegevens. PAIR zorgt dat alle medewerkers geïnformeerd zijn over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en hoe hiermee om te gaan.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via info@pair-taal.nl.

Artikel 10. Geautomatiseerde besluitvorming

PAIR neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

Artikel 11. Cookies en technieken

PAIR gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

Artikel 12. Uw rechten: gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Transparantie is het kunnen inzien en aanpassen van uw gegevens. Communicatie betreft: betrokkenen worden geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens door PAIR.

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door PAIR en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@pair-taal.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen.

Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door PAIR, laat u dat dan vooral aan ons weten. Mocht u er met ons niet samen uitkomen, dan heft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Artikel 13. Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 11-6-2019. PAIR kan deze privacyverklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.